Jak oslovit dodavatele a získat srovnatelné nabídky na ERP nebo CRM (RFI → RFP → smlouva)

Když pošle firma třem dodavatelům stejný požadavek na to, co potřebuje, obvykle dostane tři nabídky, které se mezi sebou nedají jen tak porovnat. Jeden nacení jen modul, druhý celý projekt a třetí se zeptá na doplňující informace a cenu vůbec neposkytne. Dodavatelé za to nemohou. Chyba totiž bývá v samotné poptávce: firma často netuší, jak o systém požádat tak, aby dostala nabídky, které mezi sebou lze porovnat.

Většina takových poptávek firem po ERP nebo CRM systému neobsahuje rozpočtový rámec ani jasný rozsah. Bez toho pak každý dodavatel počítá něco jiného: buď se rozhoduje naslepo, nebo navrhne projekt, který nakonec přestřelí rozpočet o desítky procent. Rozdíl mezi nejlevnější a nejdražší nabídkou tak může být i několikanásobný.

Existuje ale postup, který vám pomůže se těmto věcem vyhnout. Stačí se držet strukturovaného oslovení dodavatelů ve třech krocích. Tento postup se běžně používá u poptávky ERP nebo CRM systému pro střední výrobní a montážní firmy.

Proč nestrukturovaná poptávka vede k přestřelenému rozpočtu

ERP Report 2025 od Panorama Consulting upozorňuje na opakující se problémy s překračováním rozpočtu a termínů a s nenaplněním některých očekávaných přínosů u ERP projektů. Jednou z opakovaně zmiňovaných příčin je právě slabá příprava na začátku. To se pak ukáže v okamžiku, kdy firma rozešle poptávku bez přípravy. Otázku, jak vybrat ERP nebo CRM systém, pak vyřešíte třemi jednoduchými kroky.

Doporučený postup k vhodnému dodavateli ERP nebo CRM systému

Krok 1: RFI

Request for Information (RFI) je krátký dotazník pro trh. Běžně se posílá pěti až deseti dodavatelům, dávají se jim tři týdny na odpověď a do té doby se od nikoho nekupuje. Cílem je zjistit, jestli na trhu vůbec existují dodavatelé, kteří dokážou zadání zrealizovat, a do jaké cenové hladiny se projekt vejde. Těchto pár týdnů navíc na začátku ušetří měsíce vyjednávání o dalších pracích.

Šablona RFI ke stažení

V článku je přiložena šablona RFI k vyplnění, kterou můžete použít při oslovení dodavatelů. Obsahuje harmonogram, vzorové tabulky pro funkční moduly a integrace, dotazník pro dodavatele i vysvětlivky, co do jednotlivých částí patří a co ne. Tato šablona vznikla na základě reálné poptávky ERP nebo CRM systému pro střední výrobní a montážní firmu. Stáhnout a upravit ji může kdokoliv, kdo se na podobnou poptávku chystá. Než přiložený dokument odešlete dodavatelům, raději ho projděte a smažte, co pro své potřeby nepotřebujete.

Krok 2: RFP

Request for Proposal (RFP) firma posílá poté, co obdrží odpovědi z RFI. RFP už dostávají jen dva až tři dodavatelé, kteří RFI prošli a jejichž odpovědi splnily rozpočet i rozsah. Do RFP už se dodává kompletní katalog požadavků, hodnotící kritéria, detailní popis integrací se stávajícími systémy i harmonogram implementace. Dodavatel už zpracovává závaznou nebo indikativní nabídku.

Krok 3: Smlouva

Posledním krokem je podpis smlouvy, kde se řeší SLA, vlastnictví dat, licenční model a podmínky rozvoje po nasazení. V tomto kroku se ukáže, jestli RFI a RFP dokázaly pojmenovat, co firma potřebuje. Smlouva pak už jen formalizuje to, co už obě strany vědí.

Tři nejčastější chyby

• Chybí rozpočtový rámec. Bez stropu dostanete nabídky s celým cenovým spektrem a vyhodnocení nikam nepovede.
• Firma přeskočí RFI. Když si firma pomocí RFI neověří trh, pošle RFP šablonu pro ERP nebo CRM systém většinou dodavatelům, kteří se ozvali jako první.
• Osloví se špatný počet dodavatelů. Když firma osloví méně než pět kontaktů, může získat příliš málo odpovědí pro smysluplné srovnání, protože odpoví zpravidla ti, kteří zrovna nemají práci. Ale při oslovení více než deseti dodavatelů zase strávíte hodiny vyhodnocováním nabídek.

Ty nejlepší a srovnatelné nabídky nezískáte lepším vyjednáváním s dodavateli, ale právě strukturovaným postupem popsaným výše. Pomůže vám k tomu šablona RFI, kterou si upravíte podle vlastních potřeb.